Checklist dokumen jual rumah: dari sertifikat, PBG, PBB, sampai persetujuan pasangan
Daftar dokumen yang harus disiapkan penjual rumah di Indonesia sebelum dipasarkan dan sebelum AJB, kegunaan masing-masing, dan cara mengatasi dokumen yang hilang.
Sebelum menjual rumah, siapkan empat kelompok dokumen: (1) dokumen hak dan bangunan—sertifikat (SHM/SHGB atau sertipikat elektronik), PBG atau IMB lama; (2) dokumen pajak—SPPT dan bukti lunas PBB-P2, NIK/NPWP aktif di Coretax; (3) identitas dan status—KTP, KK, buku nikah atau akta cerai, persetujuan pasangan untuk harta bersama; serta (4) dokumen khusus bila rumah masih KPR, warisan, atau penjual diwakili kuasa. PPAT akan meminta dokumen asli saat pengecekan dan penandatanganan AJB, sedangkan untuk pemasaran cukup fotokopi. Checklist di bawah bisa Anda centang di checklist jual rumah.
Panduan ini bagian dari simulasi biaya jual rumah.
Kelompok 1: dokumen hak atas tanah dan bangunan
| Dokumen | Fungsi | Masalah yang sering muncul |
|---|---|---|
| Sertifikat hak (SHM, SHGB, atau sertipikat elektronik) | Bukti hak; dicek PPAT di kantor pertanahan | Nama berbeda dengan KTP, masih atas nama pewaris, masih dibebani hak tanggungan |
| PBG atau IMB lama, dan SLF bila ada | Bukti bangunan sesuai izin | Bangunan sudah direnovasi tidak sesuai izin; IMB hilang |
| Akta jual beli atau dokumen perolehan sebelumnya | Riwayat perolehan | Sering hilang; tidak selalu wajib |
| Denah dan surat ukur | Kecocokan luas | Luas di lapangan berbeda dengan sertifikat |
PBG (Persetujuan Bangunan Gedung) menggantikan IMB berdasarkan PP 16/2021. IMB yang terbit sebelumnya tetap dapat dipakai sebagai bukti. Bank pembeli KPR sering meminta salinan PBG/IMB, jadi siapkan lebih awal.
Jika SHGB: perhatikan masa berlaku hak. HGB yang hampir berakhir perlu diperpanjang atau ditingkatkan, dan pembeli akan mempertimbangkannya.
Kelompok 2: dokumen pajak
- SPPT PBB-P2 tahun berjalan dan bukti lunas beberapa tahun terakhir. PPAT dan Bapenda biasanya memeriksa ini saat validasi BPHTB pembeli.
- NIK sebagai NPWP yang aktif di Coretax DJP. Diperlukan untuk kode billing dan validasi PPh final.
- Bukti setor PPh final setelah dibayar, beserta hasil validasinya.
Cara menghitung PPh ada di PPh final jual rumah.
Kelompok 3: identitas dan status perkawinan
- KTP elektronik penjual (dan pasangan).
- Kartu Keluarga.
- Buku nikah, akta cerai, atau akta kematian pasangan bila relevan.
- Persetujuan suami/istri. Rumah yang diperoleh selama perkawinan pada umumnya termasuk harta bersama menurut UU Perkawinan, sehingga penjualannya memerlukan persetujuan pasangan. Pasangan biasanya hadir dan ikut menandatangani di hadapan PPAT, atau memberi persetujuan tertulis.
- Perjanjian perkawinan bila ada, karena dapat mengubah status harta.
Kelompok 4: dokumen khusus
Rumah masih KPR
- Surat keterangan sisa pinjaman dan perhitungan pelunasan dari bank.
- Setelah lunas: surat lunas, sertifikat, dan dokumen hak tanggungan untuk roya.
Urutannya ada di jual rumah yang masih KPR.
Rumah warisan
- Akta kematian pewaris, surat keterangan waris atau akta keterangan hak waris sesuai golongan penduduk, KTP/KK seluruh ahli waris, dan persetujuan semua ahli waris.
Lihat jual rumah warisan.
Penjual diwakili
- Surat kuasa menjual yang dibuat di hadapan notaris. Bila penjual di luar negeri, tanyakan PPAT soal legalisasi dokumen.
Penjual badan usaha
- Akta pendirian dan perubahan, persetujuan organ perseroan sesuai anggaran dasar, identitas direksi.
Urutan kerja yang disarankan
- Sebelum memasarkan: cek kecocokan nama dan luas pada sertifikat, lunasi PBB, kumpulkan fotokopi.
- Sebelum tanda jadi: siapkan perjanjian dengan agen bila memakai agen; lihat perjanjian jasa agen.
- Setelah tanda jadi: serahkan sertifikat asli hanya kepada PPAT untuk pengecekan, dengan tanda terima.
- Sebelum AJB: setor PPh final, pastikan validasi selesai, siapkan pasangan atau ahli waris untuk hadir.
- Setelah AJB: simpan salinan akta, bukti setor, dan berita acara serah terima.
Jika dokumen hilang atau tidak cocok
| Masalah | Langkah awal |
|---|---|
| Sertifikat hilang | Laporan kehilangan ke kepolisian dan permohonan sertifikat pengganti ke kantor pertanahan; ada pengumuman dan waktu tunggu |
| Nama di sertifikat beda ejaan dengan KTP | Tanyakan PPAT; mungkin perlu surat keterangan atau perbaikan data |
| IMB hilang | Minta salinan atau keterangan ke dinas perizinan daerah; atau ajukan PBG |
| PBB menunggak bertahun-tahun | Lunasi di Bapenda; minta keringanan bila tersedia menurut perda |
Dokumen tambahan untuk jenis hak dan properti tertentu
Tidak semua rumah berdiri di atas SHM biasa. Beberapa kondisi memerlukan dokumen atau langkah tambahan, dan sebaiknya diketahui sebelum Anda memasang harga.
| Kondisi | Dokumen atau langkah tambahan | Dampak bagi penjualan |
|---|---|---|
| Satuan rumah susun (apartemen) | Sertifikat hak milik atas satuan rumah susun, keterangan lunas iuran pengelolaan dari pengelola | Pembeli dan bank akan menanyakan tunggakan iuran |
| HGB di atas Hak Pengelolaan (HPL) | Rekomendasi atau persetujuan pemegang HPL bila dipersyaratkan | Menambah waktu proses |
| HGB yang masa berlakunya hampir habis | Perpanjangan atau pembaruan hak | Pembeli KPR bisa terhambat |
| Tanah belum bersertifikat (girik, letter C, petok D) | Riwayat tanah, keterangan desa/kelurahan, proses pendaftaran pertama | Proses jauh lebih panjang; pertimbangkan pendaftaran dulu |
| Rumah dari program subsidi | Ketentuan masa penghunian atau larangan pengalihan dalam jangka waktu tertentu menurut aturan program | Cek ke bank penyalur sebelum memasarkan |
| Rumah dengan bangunan tambahan tanpa izin | PBG untuk perubahan bangunan | Bank pembeli bisa menilai lebih rendah |
Untuk kondisi seperti ini, minta PPAT memeriksa berkas Anda sejak awal dan memberi daftar persyaratan tertulis. Biaya tambahan seperti perpanjangan hak atau pendaftaran pertama perlu dimasukkan ke perhitungan dana bersih di simulasi biaya jual rumah, dan jadwalnya disampaikan terbuka kepada calon pembeli agar tidak menjadi sengketa.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apakah calon pembeli boleh melihat sertifikat asli?
Calon pembeli cukup melihat fotokopi. Keaslian diperiksa PPAT di kantor pertanahan. Jangan menitipkan sertifikat asli kepada calon pembeli atau agen.
Apakah IMB lama masih berlaku?
IMB yang terbit sebelum PBG berlaku tetap dapat menjadi bukti persetujuan bangunan. Bila bangunan diubah, PBG baru mungkin diperlukan.
Apakah NPWP terpisah masih wajib?
Sejak integrasi NIK sebagai NPWP, NIK yang sudah aktif di sistem DJP dipakai untuk administrasi pajak. Pastikan data Anda sudah terdaftar di Coretax.
Sumber resmi
- Kementerian ATR/BPN — sertifikat, pengecekan, sertifikat pengganti
- Direktorat Jenderal Pajak — NIK sebagai NPWP dan Coretax
- JDIH BPK — UU 1/1974 tentang Perkawinan, PP 16/2021
